É difícil gerenciar o secretariado de um centro de negócios que possui muitos quartos e escritórios para alugar.
Por isso, simplifica muito o gerenciamento de salas e escritórios para ter um programa de agendamento de horários que automatiza todo o processo de locação. Neste post, mostraremos como o Bookitit pode beneficiar seu centro de negócios e quais funcionalidades são mais adequadas a ele.
Para usar o Bookitit corretamente, você deve primeiro estabelecer os serviços do seu centro de negócios. Nesse caso, cada serviço será o horário em que os quartos serão alugados. Por exemplo: aluguel de 1 hora, aluguel de 2 horas, aluguel de 3 horas etc.
Assim, se uma pessoa precisar de uma sala para uma reunião que durará aproximadamente 2 horas, escolherá o aluguel 2 horas no momento da reserva.
Em seguida, você terá que definir as agendas. As agendas, que são determinadas pelo espaço, neste caso, serão as diferentes salas e escritórios que o seu centro de negócios possui. Ou seja, se você tiver 25 quartos, poderá numerar ou atribuir nomes e defini-los como agendas.
Além disso, se alguns de seus quartos estiverem habilitados como espaços de coworking, com o Bookitit, é possível oferecer várias reservas para o mesmo quarto. O número de reservas pode ser determinado pelo número de computadores disponíveis, por exemplo. Dessa forma, se a sala tiver 7 computadores, a agenda correspondente a essa sala poderá ser definida em turnos, de modo a oferecer sete assentos ao mesmo tempo para a mesma sala.
Assim, quando uma pessoa decide em uma sala no momento da reserva, você pode ver quantos computadores estão disponíveis nessa sala nos diferentes horários disponíveis.
Por outro lado, cada sala ou escritório pode receber uma horário independente. Dessa forma, cada sala pode oferecer horários diferentes, dependendo de quando o horário for exibido “Online” ou “No Online”.
Por outro lado, o Calendário de Reservas Bookitit pode ser sincronizado com outros calendários, como iCal, Google Calendar ou Outlook. Desta forma, todas as reservas dos quartos que aparecem no calendário do nosso aplicativo serão atualizadas no seu calendário para uso pessoal. Isso oferece muito mais conforto, pois você não precisa estar ciente de dois calendários ao mesmo tempo.
Quanto aos pagamentos, o Bookitit oferece três passes de pagamento diferentes para o sistema pré-pago, se você o configurar: Paypal, Stripe e Redsys. O sistema pré-pago oferece conforto ao cliente e à secretaria do seu centro de negócios, uma vez que é um gerenciamento menos com que se preocupar.
Independentemente de ter um sistema pré-pago ou gerar cobranças de maneira tradicional, tudo relacionado a cobranças, despesas, dívidas ou dinheiro é automaticamente registrado e gerenciado no painel de faturamento do Bookitit.
Os inúmeros benefícios que um software de agendamento on-line, como o Bookitit, pode trazer para o seu centro de negócios podem ser resumidos aqui:
Quando seus clientes reservam as salas ou escritórios on-line e todas essas reservas são registradas em um único calendário, a organização delas é muito maior. Além disso, quando uma sala é reservada por um determinado período, o sistema torna impossível reservar outra pessoa para a mesma sala na mesma data e hora. Dessa forma, é uma maneira segura de ter a sala atribuída sem se preocupar com erros.
As tecnologias dão muito conforto, não apenas aos seus negócios, mas também aos seus clientes. Ser capaz de gerenciar a reserva de salas e escritórios de maneira rápida, instantânea e em qualquer lugar e momento, aumentará a satisfação de seus clientes.
Enquanto isso, a secretaria alcançará uma melhor gestão. Além de não ter que atender chamadas para reservas, o faturamento também é mais controlado ao ser automatizado.
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