El tiempo no es flexible, no se estira, no se acorta, no se detiene y luego vuelve a empezar. El tiempo es constante, eterno en general y limitado para nosotros. El tiempo no se puede manipular, pero se puede controlar. En otras ocasiones hemos hablado de la importancia de la gestión del tiempo como forma de aumentar y mejorar la productividad. Hoy vamos a dar 10 consejos para mejorar la gestión de una agenda.
No hay gestión del tiempo sin una gestión de agenda, y esto es así.
Imagen de Silly Walk Clock
Los profesionales independientes como los que se dedican a la belleza, la salud y el bienestar en general conocen perfectamente la importancia de saber hacer una gestión de agenda correcta para una mejor productividad en su jornada laboral.
Aquí van 10 consejos para mejorar tu gestión de agenda.
- Separa tu Agenda de Citas de tu Agenda de Tareas. Una Agenda de Citas sirve para organizar a tus clientes pero estará relacionada con tu Agenda de Tareas. Gracias a la gestión de una agenda de citas un profesional independiente puede saber con antelación qué tipo de cliente/paciente va a tener y qué tipo de servicio necesita. En una agenda de tareas esto podría implicar dejar preparada una sala de masaje, por ejemplo.
- Haz un listado de tareas donde la Importancia de la tarea, la Urgencia de su finalización y la Facilidad para llevarla a cabo sean los parámetros que prioricen qué va antes y qué va después.
- Tómate siempre unos minutos antes de la jornada y al finalizarla para repasar y reestructurar si es necesario la gestión de tu agenda.
- Automatiza la entrada de citas en tu agenda con un sistema de reservas online desde tu web o cualquier canal de venta que utilices con tus clientes, como podría ser Facebook.
- Elige la gestión de agenda online frente a la tradicional de papel porque puedes elegir cómo quieres verla (por semanas, por días, por meses…) porque puedes llevarla siempre contigo y porque cuidas el medioambiente.
- Mide las citas con tus clientes por minutos y separa tu jornada en esos intervalos de tiempo en tu agenda online. La gestión del tiempo es más fácil cuando sabemos cuánto durará cada cita.
- Utiliza los resultados mensuales de tu negocio para analizar el éxito o fracaso de la gestión de tu agenda y poder hacer modificaciones en el siguiente mes para así mejorar los resultados.
- Automatiza la gestión de tu agenda pero no dejes que te la gestionen otros. Tú eres el dueño de tu tiempo y tú debes tener el control de tu agenda, aunque su gestión sea automática.
- Cuida la comunicación entre tus clientes/pacientes y tú. Programa notificaciones y avisos para ti y para tus clientes, de esta manera la gestión de tu agenda pasa por la necesidad de la comunicación con las dos partes implicadas.
- Repasa los 9 puntos anteriores y valora cuán importante es seguir estos consejos para mejorar en la gestión de tu agenda y por lo tanto la gestión de tu tiempo.
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