Hoy en día ya no podemos encontrar ningún sitio en el que los procesos administrativos no estén informatizados. Es algo lógico, la informatización ha simplificado muchas tareas y ha ayudado a optimizar el tiempo de trabajo. Sobre todo, cuando el volumen de trabajo es muy elevado, la automatización de los procesos burocráticos ha sido muy efectiva.
Esto puede aplicarse a cualquier sector o ámbito. Hoy traemos el ejemplo de la aplicación del sistema de reservas online Bookitit a las universidades.
Los procesos administrativos que llevan a cabo las secretarías de las universidades son abundantes debido al gran número de estudiantes que hay en ellas. Por ello, ya hay muchas universidades en la que algunos procesos administrativos, como la matriculación o la solicitud de documentos, se elaboran de forma completamente automatizada.
De esta forma, un software de cita previa online es muy útil en este tipo de casos. Para que los estudiantes puedan realizar la matrícula de sus estudios, solicitar documentos o demás trámites necesarios en las universidades sin tener que acudir al centro y hacer largas colas de espera, Bookitit es la herramienta perfecta.
Pongamos el ejemplo de que un estudiante necesita solicitar su expediente académico completo. Si la página web de su universidad cuenta con este programa de reservas y cita previa online, el estudiante únicamente tendría que seleccionar este trámite y se le mostraría todas las opciones disponibles de días y horas a las que podría acudir a recibir su expediente.
Además, una de las opciones de configuración de tu cuenta de Bookitit, te permite personalizar el mensaje de cada servicio que se le enviará al estudiante cuando haya pedido la cita previa. Volviendo al ejemplo anterior, en caso de que para conseguir el expediente académico se necesite determinada documentación, como el DNI, esta información se puede incluir en la opción de personalizar el mensaje dentro del servicio.
Por otra parte, para evitar ausentismos, nuestro sistema de agendamiento online ofrece la opción de enviar un recordatorio de la cita al estudiante. Este se enviará con el tiempo de antelación que tú desees y que hayas configurado previamente a través del correo electrónico o por SMS.
¿Cómo piden cita previa los estudiantes?
Para que los estudiantes de la universidad puedan realizar una reserva online, previamente tendrás que incluir el widget de Bookitit en tu página web.
Así, los estudiantes seleccionarán qué trámite es el que necesitan realizar entre todos los que ofrezca la universidad. Cuando hayan elegido el trámite deberán elegir, entre las opciones disponibles, el día y la hora a la que prefieran llevarlo a cabo. Finalmente solo tendrá que rellenar algunos datos personales, así como su nombre, correo electrónico y teléfono.
Así de sencillo y rápido es realizar un trámite administrativo en una universidad cuando se cuenta con un sistema de reservas online como Bookitit.
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