Bookitit es un sistema de reservas online con multitud de funcionalidades que puede mejorar significativamente la gestión de tu negocio, sea del sector que sea.
Precisamente, una de las principales ventajas que tiene Bookitit es su versatilidad y adaptabilidad a multitud de sectores y tipos de negocio: peluquerías, centros de estética, centros médicos, centros deportivos, pistas deportivas, academias, centros de formación, universidades, administraciones públicas, talleres de reparación, centros de ocio, veterinarios, autoescuelas, estudios de fotografía, agencias inmobiliarias y muchos más.
Calendario de Reservas
El calendario de reservas de Bookitit te ayuda a una mayor organización de las citas con tus clientes. En él, se actualizan a tiempo real las reservas y las citas que tus clientes realizan de forma online con los servicios que ofreces. Además, desde el mismo calendario podrás incluir las citas que no se hagan de manera online -por teléfono o presenciales- manualmente.
Añadir manualmente una cita puede hacerse de dos formas:
Por un lado, se puede añadir directamente desde el calendario, seleccionando en él el día y la hora de la cita. Una vez selecciones un hueco, se abrirá una pestaña en la que deberás introducir los datos de la cita (el servicio, la agenda, el día, la hora y la duración del servicio), los datos del cliente (podrás buscarlo entre los clientes que figuran en tu listado de clientes o añadir un nuevo cliente, si es el caso, con todos sus datos personales). Además, podrás introducir, en caso de que el cliente posea uno, el código de su bono de sesiones. Otras configuraciones son las referidas a la repetición de esta misma cita en el periodo que desees configurar; y la confirmación de asistencia del cliente.
También puedes personalizar los campos que necesitas para la cita (por ejemplo DNI, pasaporte, sexo, edad, matrícula…).
Por otro lado, a través de la opción de Cita Rápida, crearás una cita manualmente siguiendo el mismo proceso de reserva que tus clientes. Para ello deberás seleccionar el botón situado en la parte superior en la esquina derecha de la página:
Es decir, primero tendrás que seleccionar el servicio que el cliente desee y después se deberá seleccionar una de las agendas que estén asociadas al servicio elegido. A continuación, se podrá seleccionar únicamente la fecha y horario de las horas que realmente hay disponibles en esa agenda. Cuando la cita se haya generado aparecerá, como el resto, en tu calendario de reservas:
Además, desde aquí, seleccionando la cita que desees, podrás también realizar el proceso del cobro del servicio o de cargos extra:
Listado de Clientes
Además, cuentas con un listado con todos los clientes que han hecho uso de algún servicio de tu negocio. Esto resulta muy útil porque nuestro sistema de agendamiento online te permite tener un historial con todas las reservas que ha realizado el cliente, además de tener registrados sus datos personales (como su teléfono, correo electrónico o campos personalizados). Desde este mismo listado cabe también la posibilidad de restringir o bloquear clientes.
Configuración de Servicios y Agendas
La configuración de los servicios y de las agendas de tu negocio va a ser esencial para comenzar a utilizar Bookitit como herramienta para tu negocio. Desde el Panel de Control del software de reservas online podrás configurarlo fácilmente. En cuanto a los servicios, podrás primero crear diversos grupos en los que, más adelante, clasificar los diversos servicios que ofreces. De esta forma, cuando crees un servicio nuevo, podrás añadirlo a uno de los grupos que has creado previamente. Además, podrás establecer un precio, la duración del servicio, añadir una breve descripción del mismo y asignarle un color para distinguirlo fácilmente desde el calendario de reservas.
Por otro lado, cada servicio también cuenta con una configuración avanzada en la que se podrá seleccionar diversas opciones de tipología de servicio: si se trata de un servicio básico o si se trata de un servicio que permite la asistencia a varias personas con una sola cita , si se trata de un servicio que requiere a varias agendas en la misma cita , o si se trata de un servicio que ocupe una sola agenda en la cita pero en la que se permita reservar a diversas personas para la misma (clases de yoga, pilates, formación en aulas…). Para configurar esta última funcionalidad accede a este tutorial.
Dentro de la configuración avanzada de cada servicio podrás, además, personalizar el mensaje para la notificación tanto que recibe el cliente como para ti como administrador o la agenda que recibe las citas.
En cuanto a la configuración de las agendas podrás establecer diferentes categorías. Así, cada vez que crees una agenda nueva podrás determinar a qué categoría pertenece. También podrás seleccionar los servicios de los que la agenda se ocupa. En cada agenda se puede configurar las opciones de las notificaciones, su horario independiente, sus vacaciones y las opciones de la cita o reserva.
Servicio de Prepago
Con la aplicación de reservas Bookitit podrás establecer un servicio de prepago para que tus clientes paguen con antelación el servicio en el momento de la reserva. La configuración de esta funcionalidad se basa en la sincronización de tu cuenta de Bookitit con tu cuenta de Paypal ,Stripe y Redsys. Accede a este tutorial para saber cómo hacerlo.
Versión Multicentro
El servicio Multicentro que ofrece el sistema de reservas online Bookitit es una función clave para un mayor grado de organización en la gestión de diversos centros que, por ejemplo, se encuentran en diferentes localizaciones, en caso de que tu negocio cuente con ellos. Esto quiere decir que la versión Multicentro de Bookitit te permite gestionar diversos centros desde una cuenta superior de administrador. Desde el Panel de Control de esta cuenta controlas todas las cuentas asociadas, cada una de ellas, a un centro distinto. Además, es posible la creación de permisos de acceso restringido de forma personalizada a los empleados o a los gerentes de cada una de esas cuentas o centros.
Gracias a esta cuenta superior de administrador puedes acceder a informes de citas totales de todos los centros en su conjunto, además de a un listado de clientes completo.
Paralelamente, cada cuenta podrá gestionarse individualmente. Esto quiere decir, podrá establecer sus propios horarios de apertura, sus servicios, sus agendas, sus vacaciones, podrá acceder a los informes de esa cuenta, gestionar su propia facturación, etc. Cada cuenta funciona como una cuenta individual estándar. Si quieres saber más sobre la versión Multicentro, accede a este artículo.
Facturación
El programa de reservas online Bookitit es la herramienta perfecta para tu negocio porque desde tu cuenta también puedes controlar todo lo relacionado con la facturación. Desde los cobros y los gastos a las deudas y los movimientos de caja. Cada una de las secciones aporta una lista con todos los movimientos desglosados y categorizados.
Por ejemplo, en la sección de Cobros aparecerá un listado con todos los tickets generados en tu centro, que irán asociados cada uno al cliente que le corresponde. Además, cada uno estará también definido por el servicio del que se trata, la forma de pago, la fecha en la que se ha generado, la agenda que ha atendido al cliente, la persona que ha realizado el cobro, el importe total del ticket y la cantidad pendiente de pago. Desde esta página también podrás generar nuevos cobros.
Por otro lado, en cuanto a la sección de Gastos, obtendrás un listado con todos los gastos de tu negocio desglosados y definidos por la fecha en la que se realizaron, por el tipo de gasto, por la forma de pago y por el total que representa dicho gasto.
En la sección de Caja quedan reflejados todos los movimientos de caja efectuados en tu centro. Estos aparecerán, del mismo modo, en un listado. Cada movimiento estará definido por la fecha, la agenda, el tipo de movimiento, el motivo y el total del importe que supone.
Finalmente, la sección de Deudas se trata de una página en la que se desglosan todas las deudas de tus clientes con tu negocio en un listado.
Usuarios y Perfiles
La cuenta de Bookitit de tu negocio no solo tiene por qué gestionarla una persona. Puedes generar los usuarios que desees y asociarlos a perfiles. Estos perfiles pueden ser configurados de tal forma que puedes seleccionar si el perfil puede editar o unicamente visualizar las funcionalidades del sistema de reservas online.
Por ejemplo, puedes crear dos tipos de perfiles: el perfil del gerente y el perfil del empleado. En cuanto a los usuarios, crearás uno por cada persona que trabaje en el centro. De esta forma, el usuario del o de la gerente podrá ir asociado al perfil del gerente y el usuario de los empleados irá asociado al perfil del empleado.
Así, si deseas que tus empleados puedan editar lo relacionado con el calendario, los ajustes, los datos o la integración, puedes seleccionarlo desde el Panel de Control de Bookitit, en Editar Perfiles.
Widget y Enlaces Independientes
Si crees que necesitas un sistema de reservas online para gestionar mejor la agenda de tu negocio, deberás primeramente crearte una cuenta de Bookitit y configurar todo lo necesario explicado arriba. Una vez esté todo listo solo deberás integrar el widget de Bookitit en tu página web. Para crear este código tendrás que seguir unos sencillos pasos que están explicados detalladamente en este tutorial.
Si lo que prefieres es crear enlaces independientes de reserva por servicio o por agenda para que tus clientes accedan directamente a la reserva del servicio o agenda que deseen simplificando, de este modo, el proceso de reserva, accede a este tutorial.
Recibe las reservas a través de tus Redes Sociales
Es esencial hoy en día promocionar tu negocio en redes sociales. No solo para reforzar tu marca, sino también para expandirla y encontrar nuevos clientes. Una de las ventajas que Bookitit presenta como programa de cita previa online es la posibilidad de integrarlo en tus cuentas de redes sociales, además de en tu página web. Es decir, si tu negocio cuenta con una página en Facebook o con una cuenta de Instagram, tus clientes podrán acceder al proceso de reserva desde aquí mismo a través de los enlaces independientes, explicados en el punto anterior.
¿Cómo reservan tus clientes?
Cuando en tu página web esté disponible el widget de reserva o en tus redes sociales estén incluidos los enlaces independientes de reserva, el cliente podrá comenzar el proceso de reserva online.
Para comenzar, el cliente elegirá, entre las opciones que se le mostrarán, el servicio que desee:
En caso de que el servicio sea ofrecido por solo una agenda, el cliente pasará directamente a la elección de la fecha en la que desea acudir a su cita. En caso de que dicho servicio sea ofrecido por dos o más agendas, el cliente deberá seleccionar qué agenda desea:
Por lo tanto, en el siguiente paso, al cliente se le mostrarán los días y las horas que estén disponibles a tiempo real, teniendo en cuenta los horarios de apertura del centro, los horarios de la agendas y las reservas ya realizadas por otros clientes. Además, los intervalos de tiempo entre las citas también habrán sido configurados por ti previamente.
Cuando el cliente haya elegido la fecha y la hora que desea, deberá rellenar algunos datos personales para completar la reserva. Estos datos son su nombre, su teléfono y su correo electrónico en caso de que se trate de un usuario nuevo. En cambio, si el cliente ya tiene una cuenta, únicamente deberá introducir su correo electrónico y su contraseña.
Una vez finalizada, la reserva aparecerá automáticamente en tu calendario y al cliente se le enviará una notificación por correo electrónico o por SMS -según hayas configurado- para confirmar que la reserva se ha realizado satisfactoriamente.
Confirmación de citas
En caso de que prefieras tener la opción de confirmar o rechazar las citas de tus clientes, puedes configurarlo desde los ajustes de cada agenda dentro del Panel de Control de tu cuenta de Bookitit. Así, cuando un cliente realice una reserva, recibirás una notificación que te permitirá confirmar o rechazarla y el hueco no quedará reservado sin tu aceptación. Cuando hayas seleccionado una de las dos opciones, se le enviará un correo electrónico o SMS al cliente para notificarle acerca de la confirmación o el rechazo de la cita.
Recordatorios
Por otro lado, podrás también configurar el envío de notificaciones a modo de recordatorio, una funcionalidad clave para evitar absentismos. De esta forma, podrás personalizar notificaciones para que estas sean enviadas a tus clientes el tiempo de antelación que configures previamente desde los ajustes de cada agenda en Mis Agendas de el Panel de Control del software de reservas online.
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